La Oficina Moderna

Me gustaría compartir aquí las herramientas que uso en Ryokan para la gestión empresarial. No se trata tanto de un recopilatorio de aplicaciones clave en mi trabajo sino más bien un “uso esto porque me va bien y quisiera compartirlo”. Ahí va:

Facturación
Actualmente usamos facturagem + el apoyo de una asesoría local. Facturagem te permite generar facturas online, desde cualquier ordenador por menos de 10 euros al mes. Una asesoría local te permite focalizar tu tiempo en tu negocio, no en la Agencia Tributaria o en Hacienda. Es dinero (entre 100 y 200 euros al mes) pero en nuestro caso es rentable. 

La versión de hoja de cálculo de Spreadsheet en Google Docs nos sirve para ir viendo los números. Usamos Calc de OpenOffice.org pero muy poco. Excel se ha quedado para “nombrar” los archivos.

eMail Marketing
Hemos usado MailChimp y MadMimi. Ambos funcionan de manera fácil, rápida y sencilla. Mailchimp te permite enviar más e-mails en su versión free. MadMimi es muy sencillo de explicar a los clientes que nos piden una herramienta para enviar mails personalizados y monitorear quien los abre y quien no.

Monitorización
El clásico Google Analytics para ver el tráfico nos basta y sobra de momento. Ahora mismo nos han invitado a probar Ducksboard, que no solo te permite monitorizar tráfico sino integrar diferentes métricas (management, marketing, e-mails, etc.) y que tiene muy buena pinta. 

Comunicación Interna
Si estamos en la oficina la comunicación suele ser oral. Pero como no siempre suele ser así combinamos Zyncro con Yammer además del e-mail o del chat de GMail. En ocasiones un DM o un mensaje público en Twitter. Un mensaje en Facebook o un Whatsapp. Las conferencias en video a varias bandas que ofrece ahora Google + están pero que muy bien (de lo poco aprovechable de Google +, que parece un sitio para poner gifs animados y poco más). Skype también lo usamos.

Listas de To-do’s y Organización de Tareas
Desde el clásico post-it, la típica Moleskine o Ta-da-list o su equivalente más majo Wunderlist. Todo vale.
Remember The Milk es lo que más usamos para recordar cosas. En ocasiones usamos Things y Evernote también, pero podríamos sacarles más partido. Recomendamos pasar a menudo por la web de Berto Pena.

CRM
Hemos usado Zoho y Highrise. Tenemos clientes que usan el primero. Nosotros nos quedamos finalmente con el segundo. Ambos están bien. Salesforce lo tuvimos de prueba y es también muy bueno. Si sólo buscas gestión de ventas, igual interesa probar VENTASgem.

Comunicación externa
Teléfono convencional, e-mail, Zyncro, whatsapp, sms, DM en Twitter, mensajes en Facebook, newsletters… y persona a persona. Para monitorizar un trabajo intentamos que los clientes usasen Pivotal Tracker, pero no nos funcionó. Ahora mismo, buscamos un producto para poder enseñar en tiempo real los trabajos y cuya curva de aprendizaje sea mínima. Podríamos considerar Lighthouse o Basecamp. Mientras tanto: la clásica reunión se impone.

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Foto de la oficina: 365designpieces 

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Bonus Track: leed el post emprendedores en el blog de Diego Ballesteros. Muy bueno. 

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Bonus Track 2: leed el post La startup conectada, de François Derbaix. 

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Soy Josep Martínez. Socio de Ryokan Consulting. Puedes seguirme en Twitter:@jmmartinez. También puedes contactarme en Linkedin, Google+ o ser mi nuevo muy mejor amigo en Facebook.